高校物业采购项目中,常出现废标率高、供应商以异常低价中标后无法履约等现象。那么,采购人和采购代理机构怎么编制采购文件,才能选到好的物业企业呢?政府采购信息报记者通过采访数位采购人、评审专家和物业供应商,总结出三点建议供大家参考。
采购需求如何明确?
高校物业采购是众多采购人、评审专家公认的较为复杂的采购项目,需要保洁、保安等人员较多,“采购人在提出采购需求时,要根据项目的服务面积,测算出总体人数、费用、人员配置、工作安排、调岗时间以及特殊要求等。”中山大学有关人员介绍。
德州学院资产管理处副处长、山东省政府采购评审专家张勇介绍,目前采购人编制的采购需求较为明确,比如服务区域、物业人员人数、时间、服务频次、作业标准都很明确,为了方便投标(响应)人更直观地了解采购需求,大多采用表格+文字的形式。
经常参与高校物业投标的新大正物业集团人员也表示,大多政府采购项目采购需求比较明确,制作投标(响应)文件也更轻松。
记者查阅了近期某大学物业管理服务采购项目招标文件,采购需求非常详细。比如,保安人员负责学院东西大门的站岗、值班工作,实行双岗24小时工作制,负责出入人员的查卡验证,会客登记;保洁人员负责区域宿舍楼、教学楼等,每天消杀3次,并记录时间。遇雨雪天气,保洁人员需在雨后对园区内主路、干路积水进行清扫,雨后4小时道路无成片积水,雨后天晴1日内恢复道路清洁水平。昼间降雪随时清扫,夜间降雪的,在次日9:00前将主要道路冰雪清扫干净,次日10:00前将其他责任地段的冰雪清扫干净;消防人员每日防火巡查1次,每月防火检查2次,消防控制室设专人24小时值班,每班2人;网络维修人员每日检查1次监视画面、录像功能,每周表面清洁1次,每季度内部除尘1次等。
评审因素如何细化量化?
为了更好地理解如何细化评审因素,记者查阅了近期北京某高校物业管理服务采购项目的招标文件。例如,有的项目技术部分中分为项目经理、服务团队、人员来源、重点工作方案等多个评审因素,另外,服务团队还分为关键岗位人员和团队人员,每一个岗位分值标注得十分明确。
“对特殊岗位需要明确持证上岗,比如保洁主管、消防维保员、设备维修员等,还是需要有专业资质证书。”哈尔滨工业大学有关人员表示,对于通过第三方认证机构办理的证书,对企业人员、利润等规模条件有要求的证书,比如三体系认证认证、垃圾分类证书等,不应设置为评审因素。
值得注意的是,评审因素中也不能出现“合理”“优秀”等模糊字眼,应指出具体事项,比如,保洁服务方案应当包括:环境维护服务工作内容、垃圾分类及垃圾清运、消杀。以上三项内容每提供一项得1分,最多得3分,未提供不得分。
如何判断服务是否达标?
在高校物业服务采购项目中,很多物业服务人员在做完工作后,没有相关监督人员进行检查,到底服务有没有达标,采购人不能给出准确判断。
“有些物业企业在履行合同过程中,会出现没有完全按照采购文件要求来执行的情况,比如多媒体教室需要每天打扫2次,实际上保洁人员只打扫1次,这就需要采购人设立监督部门,加强对物业服务的履约验收,及时指出服务不到位的地方,让物业企业进行改正。”张勇建议,采购人内部要设立监督部门,并设置考核机制。